Согласитесь, когда бизнес приносит 20 заявок в день их можно вести и в 2-х таблицах, и вручную заполнять поступающую информацию. Но, по мере роста бизнеса, объем поступающей информации будет расти. Увеличение числа заявок даже в 4 раза повлечет возникновение ошибок и неточностей. Ваши подчиненные не смогут следить за всем и сразу.
С ростом количества ошибок будет расти и недовольство клиентов, которые в итоге уйдут. Руководитель же может предупредить появление такого сценария, заблаговременно переложив управление бизнесом на плечи такого инструмента как CRM.
Система управления взаимоотношений с клиентами нужна для упрощения ведения рабочей деятельности, ускорения выполнения задач, улучшения взаимодействия сотрудников между собой и с покупателями. Она поможет создать условия для повышения продуктивности вашей команды. Добиться этого можно с помощью автоматизации основных и самых часто возникающих бизнес процессов.
Что дает автоматизация?
Этот процесс направлен на выполнение заданных действий в определенном порядке, приводящих к нужному результату. Таким образом происходит автоматизация стандартных процедур, где влияние человека можно полностью исключить. Один раз настроенная цепочка будет приводиться в действие после срабатывания заданного действия-триггера.
Автоматизация имеет только преимущества потому что позволяет:
- полностью исключить ошибки т. к. порядок действий не меняется, и машина ему неуклонно следует;
- минимизировать рутинную нагрузку на менеджеров, требуя только закрыть/выполнить поставленную задачу;
- автоматизировать можно как большинство обычных задач, так и создать уникальные под нужды конкретного бизнеса.
В итоге вы сможете настроить функционал под работу и отдельных сотрудников и всей команды сразу. Посмотрим как это выглядит на примерах.
Примеры применения бизнес автоматизации
- Заказы услуг/товаров. Бизнес стремится к увеличению заказов – это основополагающая задача, которая точно должна происходить автоматически. Сценарий работы CRM в этом случае может выглядеть так: внесение заказа в систему –> занесение клиента в базу –> закрепление сотрудника –> бронирование товара на складе –> связь с клиентом –> подтверждение заказа –> отправка товара –> запрос на отзыв от клиента.
- Оформление накладных. Поставки товара предполагают уйму действий со стороны заказчика: дата поставки, формирование накладных, расчет с поставщиком и другое. В этой ситуации автоматический сценарий может состоять из таких действий: формирование договора на поставку товаров –> отправка поставщику на подпись –> фиксация даты поставки –> регистрация факта поставки –> формирование счет-фактуры –> перечисление оплаты. Загрузив шаблон договора и счет-фактуры можно обойтись без участия бухгалтера при проведении такой операции.
- Полный контроль расходов. При небольшом штате и паре-тройке поставщиков контролировать расходы возможно самостоятельно. Но при десятках сотрудников и крупных поставщиках успешно контролировать все финансы не получится. Расходы на маркетинг и поставки, прибыль от заказов, зарплата сотрудников – управлять расходами и доходами можно автоматически. От руководителя может требоваться подтверждение бюджета на ту или иную услугу и их корректировка.
- Настройка email-рассылки для лидов, которые согласились получать письма. Система сама создаст список для рассылки, а компания сможет быстрее прогреть эту аудиторию, соответственно повысится вероятность совершения первой покупки.
- Формирование списка поставок на основе маржинальности товаров и планирование графика поставок в зависимости от срока реализации прибыльных наименований. В этом случае отпадет необходимость следить за наличием самых покупаемых товаров – система сама будет следить за тем, чтобы такие единицы всегда были в наличии.
- Назначение менеджера в зависимости от его успешности и загрузки на данном этапе работы. Тогда система при внесении заказа будет анализировать загрузку каждого менеджера, и на основании эффективности распределять заказы. Таким образом можно распределить работу равномерно между всеми менеджерами отдела продаж.
- Формирование плана продаж на основе текущих результатов каждого сотрудника. В таком случае работник не будет чувствовать невыполнимый объем возложенный на него, а будет понимать, что закрыть свой план он действительно может.
Мы описали только 7 случаев для чего нужна автоматизация бизнес процессов. На практике сценариев очень много. Некоторые состоят из 5 действий, некоторые – из одного. Первое, что можно привести в пример – оповещения. Всего одна процедура, которая поможет не забыть отправить письмо, созвониться с клиентом, позвонить лиду еще раз. Или смс-рассылка новым покупателям с предложением об эксклюзивной скидке.
Чтобы настроить цепочку важно полностью осознавать потребности бизнеса. А настроить можно все или почти все.
Как автоматизировать бизнес-процесс под нераспространенную задачу?
Самое главное, что нужно сделать – определиться с порядком действий. Если вы понимаете как разложить всю задачу на отдельные шаги, то у вас получится реализовать ее. Но далеко не все CRM предлагают возможности для автоматизации любого бизнеса. То есть система управления нужна под определенную отрасль. Их особенность в том, что если вы работаете в сфере недвижимости, то автоматизация бизнес процессов в этой crm изначально будет заточена под составление договоров купли-продажи, подбор недвижимости по запросу клиента и т. п..
Если выбираете универсальное решение – это значит, что те действия, которые вы хотите автоматизировать совпадают с нуждами большинства пользователей. К примеру процедура занесения покупки в систему может иметь одинаковый алгоритм работы, а данные для отраслей будут отличаться. Поэтому знать какие бизнес-процессы нужны вам и разделять их на простые составляющие действительно важно.
Помните, что возможности автоматизации повысят эффективность работы вашей компании, но не являются единственным основополагающим фактором выбора инструмента управления.